La reunión comenzó con una cálida bienvenida por parte del coordinador, quien agradeció la presencia y el compromiso de todos los asistentes. A continuación, se presentó un resumen de los detalles a tratar durante la reunión, lo que ayudó a enfocar la discusión y a asegurar que todos los puntos importantes serían cubiertos de manera eficiente.

Seguidamente, se procedió a la creación de grupos de trabajo. Los asistentes se dividieron en equipos, cada uno con responsabilidades específicas. Esta división facilitó la asignación de tareas y permitió una mejor organización del trabajo. Cada grupo de trabajo recibió una asignación clara de tareas, con plazos definidos para su ejecución.

La preparación del orden del día para el evento fue uno de los puntos clave discutidos. Se definieron las actividades a realizar, los horarios y los responsables de cada actividad, asegurando una planificación detallada y estructurada del evento.

Una parte importante de la reunión fue la preparación y presentación de videos promocionales de la rama y la carrera de Electricidad. Estos videos servirán para promocionar el evento y atraer a más participantes, destacando las oportunidades y beneficios de la ingeniería eléctrica.

Otro punto crucial fue la preparación de los protocolos para el evento. Se discutieron las medidas de seguridad, las directrices para los presentadores y la logística general. Además, se verificó la validez de los permisos necesarios para la realización del evento, asegurando que todo estuviera en conformidad con las normativas institucionales.

Se generó una lista detallada de materiales necesarios para el día del evento. Esta lista incluyó equipos técnicos, materiales promocionales y cualquier otro recurso necesario para el desarrollo exitoso de las actividades planeadas.

Para finalizar, se discutió la petición de recuerdos para regalar a los asistentes del evento. Estos recuerdos servirán como agradecimiento por la participación y como un medio para fomentar la recordación y el compromiso con IEEE UTC Students Branch.

La reunión concluyó con una despedida formal, en la que se agradeció a todos los asistentes por su tiempo y esfuerzo. Se reiteró la importancia de seguir trabajando en equipo para asegurar el éxito del evento.